Робота з Google-таблицями: гайд для початківців

Google Таблиці (Google Sheets) — це простий спосіб зібрати дані в одному місці, навести порядок у цифрах і швидко отримати відповіді на базові питання: скільки витрачаю, що продається краще, де просідають показники, які задачі висять тощо. 

Цей гайд допоможе стартувати правильно: від створення першого документа до логіки структури, базових формул, оформлення й спільної роботи.

Як створити гугл таблицю і підготувати її до роботи

Створити таблицю можна кількома способами, але важливіше — як правильно почати, щоб не переробляти потім.

Крок 1. Створіть новий файл

Найпростіші варіанти:

• у Google Drive натисніть Створити — Google Таблиці;
• або зайдіть у Google Sheets і натисніть + Порожня таблиця.

Крок 2. Дайте файлу зрозуміла назву

Назва — це навігація для вас майбутніх. Хороша назва відповідає на 3 питання: що це, для кого, за який період. Перед тим як подивитися приклади, зафіксуйте правило: назва має бути зрозумілою без відкриття файлу.

Приклади:

• Бюджет_особистий_2026
• Продажі_інтернет-магазин_листопад_2025
• План_контенту_Instagram_Q1_2026

Якщо у вас багато файлів, додайте на початок категорію: Фінанси_, Проєкт_, Звіти_ тощо.

Крок 3. Налаштуйте аркуші (вкладки)

На старті рекомендується мінімум:

• дані (сирі дані, які ви вводите або імпортуєте);
• звіт (підсумки, графіки, ключові показники).

Це просте розділення зменшує шанс зламати дані випадковим форматуванням.

Як працювати з гугл таблицями

Початківці найчастіше помиляються не у формулах, а в структурі. Якщо структура правильна — формули й фільтри працюють стабільно. 

Головна ідея: один рядок = один запис, один стовпець = один тип даних.

Базові правила структури

Ось логіка, яка робить таблицю придатною для аналізу:

1. Перший рядок — заголовки стовпців.
2. Не змішуйте в одній клітинці кілька смислів (наприклад, «Київ, 3 магазини»).
3. Не використовуйте порожні рядки для краси всередині таблиці — це ламає фільтри та підсумки.
4. Дати мають бути датами, а не текстом.
5. Валюта/одиниці вимірювання — або в окремому стовпці, або єдиний формат для всієї колонки.

Після цих правил важливо зробити одну річ: перевірити, чи зможете ви відфільтрувати і порахувати щось без ручної роботи. Якщо ні — структура потребує спрощення.

Робота з гугл таблицями: оформлення та читабельність

Вирівнювання і типи даних

Перед тим як форматувати, зафіксуйте просте правило: текст і числа читаються по-різному, тому й вирівнюються по-різному.

• текст (назви, категорії) — по лівому краю;
• числа, суми, відсотки — по правому краю;
• заголовки — можна по центру, але краще по лівому, якщо стовпців багато.

Після вирівнювання таблиця виглядає одразу прозорішою, а колонки з числами легше аналізувати та й читати загалом.

Формати чисел, валюти та дат

Замість вводити «10 000 грн» як текст, використовуйте формат:

• Формат — Число — Валюта
• Формат — Число — Дата
• Формат — Число — Відсоток

Так ви зможете рахувати, сортувати й будувати графіки без сюрпризів.

Закріплення рядка із заголовками

Якщо таблиця довга, заголовки мають бути завжди перед очима.

• Вигляд — Закріпити — 1 рядок

Це дрібниця, але саме вона рятує від ситуації «а що означає ця колонка?».

Навігація: фільтри, сортування, пошук

Початківцю важливо навчитися швидко знаходити потрібне інструментами таблиці.

Фільтри

Фільтри допомагають показати тільки потрібне: один місяць, одну категорію, великі суми, задачі зі статусом «In progress».

Фільтри не змінюють дані, а лише змінюють те, що ви бачите.

Як увімкнути:

• виділіть рядок із заголовками;
• перейдіть у дані — створити фільтр.

Після цього у заголовках з’являться іконки фільтра — можна відбирати значення, сортувати A — Z, Z — A, за сумою тощо.

Сортування

Сортування доречне, коли треба:

• знайти ТОП за сумою/кількістю;
• швидко перевірити найбільші витрати;
• побачити, що випадає із загального тренду.

Рекомендація: якщо ви сортуєте, сортуйте всю таблицю, а не одну колонку — інакше дані переплутаються.

Базові формули у гугл таблицях, які закривають більшість задач початківця

Будь-яка формула починається зі знака =.

SUM — підсумувати

Складає числа в діапазоні. Приклад:

• =SUM(B2:B100) — сума значень у колонці

AVERAGE — середнє

Корисно для середнього чека, середнього часу, середніх витрат.

• =AVERAGE(C2:C100)

COUNT і COUNTA — порахувати кількість

• COUNT рахує лише числа
• COUNTA рахує всі непорожні клітинки

Приклади:

• =COUNT(D2:D100)
• =COUNTA(A2:A100)

IF — умова «якщо»

Найпрактичніша формула для початку.

Приклад логіки: якщо сума більша за 10 000 — «Високі витрати», інакше — «Ок».

• =IF(B2>10000,"Високі витрати","Ок")

SUMIF і COUNTIF — підсумок/кількість за умовою

Це спосіб рахувати лише те, що відповідає критерію.

Приклад: порахувати витрати тільки для категорії “Маркетинг”.

• =SUMIF(A:A,"Маркетинг",B:B)

Приклад: порахувати, скільки задач зі статусом “Done”.

• =COUNTIF(C:C,"Done")

VLOOKUP — знайти значення в довіднику

Корисно, коли є таблиця-словник: товар — ціна, співробітник — ставка, країна — регіон.

Базова форма:

• =VLOOKUP(що_шукаємо, де_шукаємо, номер_колонки_з_результатом, FALSE)

Порада для початківців: починайте з маленьких діапазонів і обов’язково ставте FALSE, щоб уникнути неточних збігів.

Корисні інструменти в гугл таблиці для початківців

Перевірка даних: випадаючі списки

Випадаючі списки зменшують помилки типу “done/Done/DONE”.

• Дані — Перевірка даних — Випадаючий список

Наприклад, для статусів: To do / In progress / Done.

Умовне форматування

Допомагає підсвічувати проблеми прострочені дедлайни, витрати понад ліміт, значення нижче плану.

• Формат — Умовне форматування

Спільна робота: доступи, коментарі, історія змін

Google Таблиці сильні тим, що це командний інструмент.

Як ділитися таблицею правильно

Перед тим як дати доступ, визначте роль:

• Перегляд — людина бачить, але не змінює
• Коментування — може залишати коментарі
• Редагування — може змінювати дані

Порада: якщо таблиця важлива, спершу давайте “Коментування”, а “Редагування” — тільки тим, хто реально працює в файлі.

Коментарі vs примітки

• Коментар — для обговорення з людьми, має нитку, згадки, задачі.
• Примітка — коротке пояснення без дискусії.

Історія версій

Якщо щось пішло не так, це можна пофіксити:

• Файл — Історія версій — Переглянути історію

Чи можна створити таблицю в excel без інтернету?

Повноцінно — ні, але є режими офлайн-доступу (залежить від браузера/налаштувань). Для початківця базова рекомендація проста: плануйте роботу з таблицями там, де стабільний інтернет.

Висновки

Після того як фундаментальні навички закріплені, виникає потреба у ширшому практичному контексті, де таблиці використовують як частину робочих процесів — аналіз маркетингових даних, побудова KPI, сегментація аудиторій, потоки даних для звітів і т. ін. Тут знадобляться навички digital-маркетингу, які виходять за межі самої роботи з комірками й формулами.

Саме для цього існують спеціалізовані курси, зокрема в рамках Promodo Academy — освітнього хабу з фокусом на практичні digital-навички: SEO, PPC, SMM, email-маркетинг, аналітика та інші інструменти онлайн-продажів і залучення трафіку. Курси побудовані на реальних кейсах і дозволяють не лише зрозуміти окремі інструменти, а й інтегрувати їх у щоденну роботу з даними для прийняття ефективних бізнес-рішень. 

Тож, опанувавши базові механіки Google Таблиць, логічно рухатися далі — у сферу, де ці навички застосовують у комлексних процесах digital-маркетингу та аналітики, що значно підвищує вашу професійну цінність.

Google Таблиці (Google Sheets) — це простий спосіб зібрати дані в одному місці, навести порядок у цифрах і швидко отримати відповіді на базові питання: скільки витрачаю, що продається краще, де просідають показники, які задачі висять тощо. 

Цей гайд допоможе стартувати правильно: від створення першого документа до логіки структури, базових формул, оформлення й спільної роботи.

Як створити гугл таблицю і підготувати її до роботи

Створити таблицю можна кількома способами, але важливіше — як правильно почати, щоб не переробляти потім.

Крок 1. Створіть новий файл

Найпростіші варіанти:

• у Google Drive натисніть Створити — Google Таблиці;
• або зайдіть у Google Sheets і натисніть + Порожня таблиця.

Крок 2. Дайте файлу зрозуміла назву

Назва — це навігація для вас майбутніх. Хороша назва відповідає на 3 питання: що це, для кого, за який період. Перед тим як подивитися приклади, зафіксуйте правило: назва має бути зрозумілою без відкриття файлу.

Приклади:

• Бюджет_особистий_2026
• Продажі_інтернет-магазин_листопад_2025
• План_контенту_Instagram_Q1_2026

Якщо у вас багато файлів, додайте на початок категорію: Фінанси_, Проєкт_, Звіти_ тощо.

Крок 3. Налаштуйте аркуші (вкладки)

На старті рекомендується мінімум:

• дані (сирі дані, які ви вводите або імпортуєте);
• звіт (підсумки, графіки, ключові показники).

Це просте розділення зменшує шанс зламати дані випадковим форматуванням.

Як працювати з гугл таблицями

Початківці найчастіше помиляються не у формулах, а в структурі. Якщо структура правильна — формули й фільтри працюють стабільно. 

Головна ідея: один рядок = один запис, один стовпець = один тип даних.

Базові правила структури

Ось логіка, яка робить таблицю придатною для аналізу:

1. Перший рядок — заголовки стовпців.
2. Не змішуйте в одній клітинці кілька смислів (наприклад, «Київ, 3 магазини»).
3. Не використовуйте порожні рядки для краси всередині таблиці — це ламає фільтри та підсумки.
4. Дати мають бути датами, а не текстом.
5. Валюта/одиниці вимірювання — або в окремому стовпці, або єдиний формат для всієї колонки.

Після цих правил важливо зробити одну річ: перевірити, чи зможете ви відфільтрувати і порахувати щось без ручної роботи. Якщо ні — структура потребує спрощення.

Робота з гугл таблицями: оформлення та читабельність

Вирівнювання і типи даних

Перед тим як форматувати, зафіксуйте просте правило: текст і числа читаються по-різному, тому й вирівнюються по-різному.

• текст (назви, категорії) — по лівому краю;
• числа, суми, відсотки — по правому краю;
• заголовки — можна по центру, але краще по лівому, якщо стовпців багато.

Після вирівнювання таблиця виглядає одразу прозорішою, а колонки з числами легше аналізувати та й читати загалом.

Формати чисел, валюти та дат

Замість вводити «10 000 грн» як текст, використовуйте формат:

• Формат — Число — Валюта
• Формат — Число — Дата
• Формат — Число — Відсоток

Так ви зможете рахувати, сортувати й будувати графіки без сюрпризів.

Закріплення рядка із заголовками

Якщо таблиця довга, заголовки мають бути завжди перед очима.

• Вигляд — Закріпити — 1 рядок

Це дрібниця, але саме вона рятує від ситуації «а що означає ця колонка?».

Навігація: фільтри, сортування, пошук

Початківцю важливо навчитися швидко знаходити потрібне інструментами таблиці.

Фільтри

Фільтри допомагають показати тільки потрібне: один місяць, одну категорію, великі суми, задачі зі статусом «In progress».

Фільтри не змінюють дані, а лише змінюють те, що ви бачите.

Як увімкнути:

• виділіть рядок із заголовками;
• перейдіть у дані — створити фільтр.

Після цього у заголовках з’являться іконки фільтра — можна відбирати значення, сортувати A — Z, Z — A, за сумою тощо.

Сортування

Сортування доречне, коли треба:

• знайти ТОП за сумою/кількістю;
• швидко перевірити найбільші витрати;
• побачити, що випадає із загального тренду.

Рекомендація: якщо ви сортуєте, сортуйте всю таблицю, а не одну колонку — інакше дані переплутаються.

Базові формули у гугл таблицях, які закривають більшість задач початківця

Будь-яка формула починається зі знака =.

SUM — підсумувати

Складає числа в діапазоні. Приклад:

• =SUM(B2:B100) — сума значень у колонці

AVERAGE — середнє

Корисно для середнього чека, середнього часу, середніх витрат.

• =AVERAGE(C2:C100)

COUNT і COUNTA — порахувати кількість

• COUNT рахує лише числа
• COUNTA рахує всі непорожні клітинки

Приклади:

• =COUNT(D2:D100)
• =COUNTA(A2:A100)

IF — умова «якщо»

Найпрактичніша формула для початку.

Приклад логіки: якщо сума більша за 10 000 — «Високі витрати», інакше — «Ок».

• =IF(B2>10000,"Високі витрати","Ок")

SUMIF і COUNTIF — підсумок/кількість за умовою

Це спосіб рахувати лише те, що відповідає критерію.

Приклад: порахувати витрати тільки для категорії “Маркетинг”.

• =SUMIF(A:A,"Маркетинг",B:B)

Приклад: порахувати, скільки задач зі статусом “Done”.

• =COUNTIF(C:C,"Done")

VLOOKUP — знайти значення в довіднику

Корисно, коли є таблиця-словник: товар — ціна, співробітник — ставка, країна — регіон.

Базова форма:

• =VLOOKUP(що_шукаємо, де_шукаємо, номер_колонки_з_результатом, FALSE)

Порада для початківців: починайте з маленьких діапазонів і обов’язково ставте FALSE, щоб уникнути неточних збігів.

Корисні інструменти в гугл таблиці для початківців

Перевірка даних: випадаючі списки

Випадаючі списки зменшують помилки типу “done/Done/DONE”.

• Дані — Перевірка даних — Випадаючий список

Наприклад, для статусів: To do / In progress / Done.

Умовне форматування

Допомагає підсвічувати проблеми прострочені дедлайни, витрати понад ліміт, значення нижче плану.

• Формат — Умовне форматування

Спільна робота: доступи, коментарі, історія змін

Google Таблиці сильні тим, що це командний інструмент.

Як ділитися таблицею правильно

Перед тим як дати доступ, визначте роль:

• Перегляд — людина бачить, але не змінює
• Коментування — може залишати коментарі
• Редагування — може змінювати дані

Порада: якщо таблиця важлива, спершу давайте “Коментування”, а “Редагування” — тільки тим, хто реально працює в файлі.

Коментарі vs примітки

• Коментар — для обговорення з людьми, має нитку, згадки, задачі.
• Примітка — коротке пояснення без дискусії.

Історія версій

Якщо щось пішло не так, це можна пофіксити:

• Файл — Історія версій — Переглянути історію

Чи можна створити таблицю в excel без інтернету?

Повноцінно — ні, але є режими офлайн-доступу (залежить від браузера/налаштувань). Для початківця базова рекомендація проста: плануйте роботу з таблицями там, де стабільний інтернет.

Висновки

Після того як фундаментальні навички закріплені, виникає потреба у ширшому практичному контексті, де таблиці використовують як частину робочих процесів — аналіз маркетингових даних, побудова KPI, сегментація аудиторій, потоки даних для звітів і т. ін. Тут знадобляться навички digital-маркетингу, які виходять за межі самої роботи з комірками й формулами.

Саме для цього існують спеціалізовані курси, зокрема в рамках Promodo Academy — освітнього хабу з фокусом на практичні digital-навички: SEO, PPC, SMM, email-маркетинг, аналітика та інші інструменти онлайн-продажів і залучення трафіку. Курси побудовані на реальних кейсах і дозволяють не лише зрозуміти окремі інструменти, а й інтегрувати їх у щоденну роботу з даними для прийняття ефективних бізнес-рішень. 

Тож, опанувавши базові механіки Google Таблиць, логічно рухатися далі — у сферу, де ці навички застосовують у комлексних процесах digital-маркетингу та аналітики, що значно підвищує вашу професійну цінність.

‍